Dependiendo del tipo de software y proveedor, las funciones de un software administrativo pueden variar. A continuación te contamos algunas funciones importantes que debe tener un sistema como este:
1. Controlar tus compras y gastos
Administrar correctamente tus finanzas es crucial para el buen funcionamiento de tu empresa; por ello es importante que tengas una herramienta que te permita llevar un control detallado de tus ingresos y egresos, registrar las compras de tu inventario y mantenerlo organizado, conocer tus gastos y contabilizarlos a tiempo.
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2. Gestionar la cobranza
Una de las tareas más difíciles es la cobranza. Muchas veces cobrar se convierte en una carga para las empresas. Para evitar dolores de cabeza y estrés innecesario, es importante que el sistema administrativo que elijas sirva para gestionar mejor esta tarea. Recuerda que el objetivo de obtener dicha herramienta es que cada proceso administrativo que está causando inconvenientes en tu gestión se pueda mejorar.
3. Administrar tu inventario
Manejar adecuadamente el inventario es una de las tareas que hace parte de tener un buen servicio al cliente; esto no se trata sólo de tener una bodega donde almacenar tu mercancía. Administrar correctamente el inventario es importante porque así podrás cumplir a tiempo con los pedidos de tus clientes; por eso es fundamental que el Software Administrativo que obtengas te permita saber qué productos tienes en stock y cuántas unidades de cada uno. Esta información debe estar siempre actualizada para agilizar el alistamiento de tus pedidos, cumplir con lo solicitado y satisfacer las necesidades de tus clientes.
4. Enviar y hacer seguimiento de cotizaciones
En el proceso de venta el envío de cotizaciones es uno de los pasos fundamentales para lograr un cierre. Tal vez algunas personas piensen que esto no es tan relevante como el contacto inicial que se tiene con un cliente, y contrario a eso, las cotizaciones cumplen un papel muy importante: mostrar la información sobre tus productos. Si un software administrativo te permite indicar detalladamente las características de los productos que un cliente quiere cotizar, como el precio y las funcionalidades, habrás obtenido un plus. Porque sin tener una asesoría personal con tu cliente, él conocerá al detalle los beneficios más destacables de tus productos o servicios; esto te permitirá ahorrar costos y tiempo.
No todos los software administrativos se ajustan a estas características; por ello es importante que tengas claro cuál es tu necesidad para que el sistema que elijas sea el adecuado para ti.
Saber para qué sirve un software administrativo es tan importante como saber de qué se trata; por eso a continuación te vamos a explicar qué es un software administrativo.
