En esta entrada hacemos una introducción a Google Sheets. ¿Por qué usarlo? ¿Qué diferencias tiene con Excel? ¿Qué ventajas? ¿Qué desventajas?
¿Qué es Google Sheets?
Para no tener que explicar tanto, podríamos simplificar Sheets como «el Excel de Google». Pero ¿qué significa eso?
Primero que todo Google Sheets es un software de manejo o gestión de hojas de cálculo.
Segundo, y como su nombre lo indica, es de Google, lo que quiere decir que es «del paquete de Google», así como Excel es «del paquete de Microsoft»
Entonces a grandes rasgos, Sheets es un programa para manejar hojas de cálculo, bases de datos, y mucha información.
¿Por qué Google creó Sheets?
La verdad es que Sheets ha tenido que correr una carrera en un camino muy empinado. El solo hecho de que a cualquier software de hojas de cálculo nos refiramos como «Excel», quiere decir que Microsoft ha hecho su tarea muy bien hecha.
No es un mercado muy competido (Esta Lotus, Apple, LibreOffice), pero hay un claro dominante y es Microsoft.
Cuando Google empezó con Sheets, todo el mundo lo miró con mirada burlona, como diciendo «Usted qué hace acá», pero la verdad es que entraron con una estrategia muy definida: Traer dos o tres factores diferenciadores, y poco a poco ir «igualando» a Excel en los otros aspectos que claramente domina.
¿Que ventajas tiene Sheets frente a Excel?
Como les decía, Sheets empezó con pocas ventajas pero muy bien definidas, que sobre todo al que no ha trabajado con Excel profundamente y al usuario «casual» podrían interesarle mucho, particularmente:
- Es gratis
- Los archivos quedan en la nube y se guardan automáticamente.
- Varios pueden trabajar en un archivo al tiempo (Colaboración en tiempo real)
- Es más sencillo de usar y con menor curva de aprendizaje (menos opciones)
- Muchas similitudes con Excel (Es fácil para un usuario de Excel principiante o intermedio, trabajar con Sheets).
- El sistema crea respaldos automáticamente cada vez que se trabaja el archivo
Con esas empezó, pero cada vez tienen nuevas funcionalidades que lo hacen atractivo, como:
- Macros basadas en JavaScript
- Posibilidad de hacer WebApps que se comuniquen con AppsScript
- «Comunicación» sencilla con otras aplicaciones como Google Forms, Google Slides, Google Docs y Gmail, entre otras
- Funciones exclusivas como QUERY, SPARKLINE y GOOGLETRANSLATE (Aquí les dejo un recorrido por 10 funciones exclusivas de Sheets)
- Instalación de complementos
- Trabajar con imágenes desde la web
- Cambiar de idioma y configuración fácilmente
¿Qué desventajas tiene Sheets frente a Google?
- Sus tablas dinámicas son muy sencillas, lo que puede desorientar a usuarios avanzados de Excel
- Menos capacidad de procesamiento (depende de la conexión y los servidores de la nube)
- Depende de una conexión online (Ya hay modo offline, pero igual necesito conectarme en algún momento para «guardar»
- Muchas menos opciones (aunque cada vez hay más)
- Hay que tener una cuenta de Google (un mail de gmail) para usarlo.
- La migración de archivos que se crearon en excel, es traumática, especialmente si tiene muchas formulas o funcionalidades avanzadas (formulas, tablas dinamicas, macros) (Actualización: Esto ya no es así. Cada vez es menos
Funcionalidades no compatibles entre Excel y Sheets
- Macros
- Listas desplegables condicionales
- Casillas de Verificación
- Función QUERY
- Función SPARKLINE
- Función GOOGLETRANSLATE
Conclusión
Sheets es un increíble software, que cada vez está mejorando más. Es cierto que aún no es para todo el mundo. Los usuarios expertos de Excel, seguramente les costará mucho pasarse. Lo bueno es que se está mejorando todo el tiempo.
Pero la verdad es que la mayoría de nosotros usa Sheets para tareas que pueden ser complejas, pero no de manejo de millones de filas o conexión de cientos de bases al tiempo. Si no es eso, Sheets no es solo un sustituto de Excel sino una mejor opción.
